چرا کنترل ورود و خروج پرسنل اهمیت دارد؟
یکی از راه‌های افزایش بازدهی عملکرد کارکنان یک شرکت، مدیریت زمان انجام کارهای محوله به آنها است. ولی این مدیریت زمانی تنها به اوقاتی که کارمندان در یک شرکت سپری می کنند محدود نمی‌شود. تحقیقات مختلفی نشان داده است که اجبار کردن کارکنان برای ماندن در فضای شرکت باعث افزایش بازدهی آنها نمی شود. ولی کنترل ورود و خروج پرسنل از شرکت، بحث جدایی است و بررسی این زمان‌های تردد میتواند مزایای مختلفی داشته باشد که در ادامه مقاله به آن اشاره می‌شود.
اهمیت کنترل ورود و خروج پرسنل
1. اطلاع از حضور کارمندان در شرکت
دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌هایی که زمان ورود و خروج کارمندان، مهم است و بر اساس آن برنامه کاری و حقوق تنظیم می شود لازم است . که کنترل ورود و خروج پرسنل به خوبی انجام گیرد تا کارمندان متعهد شوند سر زمانی خاص در شرکت حاضر شوند و پس از پایان تایم کاری، محل کار را ترک کنند. اگر هم قرار است روزی را مرخصی بگیرند و یا ساعاتی را در خارج از شرکت سپری کنند مدیران مطلع شده و می‌توانند در صورت حساس بودن موقعیت، برنامه‌های جایگزینی داشته باشند.
2. تخمین میزان بازدهی یک کارمند
علاوه بر این که لازم است کارمندان از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره برای ثبت زمان تردد خود استفاده کنند باید زمان‌هایی که در فاصله زمانی کار روزانه خود از شرکت ورود و خروج می‌کنند نیز ثبت شده تا مجموع ساعات کار مفید آنها وارد سیستم حقوق و دستمزد شود. برای مثال فرض کنیم یک کارمند قرار است از ساعت 9 صبح تا 5 بعد از ظهر در شرکت حضور داشته باشد. ممکن است بنا به دلایلی مجبور شود کار خود را از ساعت 11 صبح تا 3 بعد از ظهر، ترک کند.
اگر فقط زمان ورود اولیه و خروج نهایی او ثبت شود در این صورت آن 4 ساعتی که در شرکت نبوده است نادیده گرفته می‌شود و تصور بر این است که کل روز را کار کرده است. ولی اگر ورود و خروج پرنسل در هر ساعاتی از زمان کاری ثبت شود، این تایم‌های از دست رفته از مجموع کار روزانه او کسر می‌شود و حقوق متناسبی به او تعلق می‌گیرد.
همچنین مشاغلی نیز وجود دارد که کارمندان آن مجبور هستند برای ساعاتی از شرکت خارج شوند و فعالیت‌های بیرون از شرکت داشته باشند. پس کنترل ورود و خروج پرسنل باید به خوبی مدیریت شود و میزان بازدهی این کارمندان، هم در داخل و هم در خارج از شرکت مورد بررسی قرار گیرد.
3. باخبر شدن از موارد اورژانسی
اگر کنترل ورود و خروج پرسنل به درستی انجام نشود ممکن است اتفاقات ناخواسته‌ای که برای چنین افرادی رخ داده است از دید مدیران شرکت دور بماند و نتوانند به موقع از وضعیت‌های اضطراری و اورژانسی که برای یک پرسنل پیش می آید باخبر شوند.
4. جمع آوری اطلاعات در مورد نحوه استفاده از فضای شرکت
کنترل ورود و خروج پرسنل تنها برای دنبال کردن فعالیت‌های آنها نیست. جمع آوری اطلاعات در مورد زمان تردد کارمندان میتواند آگاهی مدیران را در مورد فضای مورد استفاده شرکت بالا ببرد. اگر یک مدیر بداند چه کسی وارد یک فضا شده و چه کسی از آن خارج شده است و چه بازه زمانی در آنجا بوده است در این صورت میتواند محاسبه کند چه تعداد افرادی از آن فضا استفاده می کنند و در کدام زمان‌ها بیشترین حضور را در آن محل دارند. این اطلاعات در کنار بحث کنترل ورود و خروج پرسنل به مدیر کمک می کند تا فضاهایی که بیشتر مورد تردد قرار می‌گیرد را بهینه‌تر سازد (مانند تنظیم دما و نور).
5. جلوگیری از سرقت و خرابی متعلقات شرکت
کنترل ورود و خروج پرسنل میتواند این امکان را فراهم کند که اگر وسایلی از شرکت به دست کارمندان سپرده شد مدیریت حفظ و نگهداری آن راحت‌تر باشد. کارمندان به دلیل اینکه زمان واگذاری وسایل شرکت به آنها نیز در زمان خروج از شرکت در سیستم شرکت ثبت شده است بیشتر مراقب نگهداری از آنها هستند و به همین دلیل احتمال سرقت و خرابی این وسایل کمتر می‌شود.
کنترل ورود و خروج پرسنل، یکی از فرآیندهای مهم در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف است.
کنترل ورود و خروج پرسنل چگونه انجام می‌شود؟
1. استفاده از دستگاه ورود و خروج تشخیص چهره
یکی از معمول‌ترین روش‌های مورد استفاده در سازمان‌ها، استفاده از دستگاه‌های مختلف دیجیتالی است. این دستگاه‌ها به صورت کارتی و بیومتریک وجود دارند و کارمندان در ابتدا و پایان هر روز کاری ورود و خروج خود را با آنها ثبت می‌کنند. قیمت این تجهیزات متفاوت است ولی معمولا قیمت دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره بیشتر از دستگاه‌های کارتی و اثر انگشتی است. علاوه بر این هزینه‌های تعمیر آنها هم وجود دارد. بنابراین می‌توان از گزینه‌های بهتر و به صرفه‌تر هم استفاده کرد.
2. استفاده از اپلیکیشن‌های تلفن‌های هوشمند برای کنترل تردد پرسنل
اپلیکیشن‌های خاصی برای گوشی‌های همراه طراحی شده‌اند که کار مدیریت ورود و خروج پرسنل از شرکت را ساده تر می‌کنند. توسط این اپ‌های کنترل ورود و خروج کارکنان و همراه داشتن گوشی می‌توان به طور خودکار، وضعیت خود در بیرون و داخل شرکت را آپدیت کرد. برخی از انواع این اپلیکیشن‌های کنترل ورود و خروج پرسنل بسته به ناحیه جغرافیایی محل کار می‌توانند از سیگنال‌های بلوتوث و یا شبکه اینترنتی استفاده کنند تا اطلاعات ورود و خروج را ثبت کنند. شرکت فراتکنو یکی ازعرضه کنندگان اپلیکیشن‌های کنترل ورود و خروج پرسنل است و میتواند خدمات خود را با قیمتی مناسب ارائه دهد.
برخی از اپلیکیشن‌ها بسته به نوع فعالیتی که کارمند باید در زمان خروج از شرکت انجام دهد امکانات مختلفی نیز فراهم می کند مانند پیگیری مسیرهای رفت و آمد پرسنل و میزان پیشرفت در حرکت، ثبت زمان رسیدن به محل‌های مورد نظر و عکس‌برداری از آنها، ثبت زمان خروج از محل به منظور محاسبه زمان توقف در هر ایستگاه و قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای حضور غیاب و کنترل زمان.
3. استفاده از نرم افزارهای دسکتاپ
نرم افزارهای کامپیوتری مختلفی نیز برای آپدیت اتوماتیک موقعیت ورود و خروج پرسنل وجود دارد و می‌توانند بر اساس فعالیت کامپیوتر، وضعیت کاربر را آپدیت کند. برای مثال اگر پرسنل، مدتی از کامپیوتر دور باشد وضعیت خروج و زمانی که دوباره پشت میز می‌گردد را وضعیت ورود ثبت می‌کند.
4. استفاده از نرم افزارهای تحت وب
برای کنترل ورود و خروج پرسنل، مرورگرهای مدرنی نیز هم برای گوشی‌های موبایل و هم دسکتاپ وجود دارد و با نگاه کردن به آنها می‌توان متوجه شد که کدام کارمندان، خارج از شرکت هستند. بسته به نوع این نرم افزارها، امکانات مختلفی نیز در نظر گرفته شده است مانند آپدیت موقعیت مکانی، اشتراک‌گذاری محلی که قرار است کارمند به آنجا برود، تخمین زمان بازگشت، اشتراک لیست انجام کارها و هر اطلاعاتی که برای مدیران شرکت مهم است. قابلیت‌های دیگری همچون گزارش‌گیری، ادیت گزارش‌های قبلی و حتی اشتراک برنامه‌های کاری آینده نیز در زمان خروج از شرکت وجود دارد.
5. استفاده از حسگرهای پشت میز
اگر کارمندان دارای گوشی‌های همراه پیشرفته برای نصب برنامه قبلی نیستند و یا کامپیوترهای آنها از چنین نرم افزارهایی پشتیبانی نمی کنند جای نگرانی نیست. روش دیگر کنترل ورود و خروج پرسنل، استفاده از حس‌گرهایی است که پشت میز کاری آنها قرار گرفته و کافی است وقتی محل کار خود را ترک می‌کنند و یا به آن برمی گردند، این صفحه نمایش ها را لمس کنند. برخی از این حس‌گرها امکان برقراری ارتباط بلوتوثی با گوشی‌های همراه را نیز دارند و اگر کارمند، در محدوده این حس‌گرها قرار داشته باشند، وضعیت ورود و خروج او به طور خودکار تغییر می‌کند. این نوع حس‌گرها برای مشاغلی که کارمند حتما باید پشت میز قرارگرفته باشد تا ساعات کاری او محاسبه شود بسیار کاربردی است.
بهترین پیشنهاد!
یکی از بهترین انتخاب‌هایی که می‌توانید برای کنترل تردد پرسنل داشته باشید، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب است. نرم افزار های محاسبه و کارکرد و حقوق و دستمزد فراتکنو، هر آنچه از یک سامانه مدیریت بیزنس انتظار داشته باشید را برآورده می‌کند. این سیستم آنلاین دارای 4 ماژول:
- حضور و غیاب (AM)
- حقوق و دستمزد (PM)
- منابع انسانی (HRM)
- و ارتباط با مشتریان (CRM)است.
علاوه بر این نرم افزار کنترل تردد پرسنل فراتکنو ویژگی منحصربه فرد دارد. .
نکات کلیدی
- کنترل ورود و خروج پرسنل دارای اهمیت‌های فراوانی است از جمله:
- اطلاع از زمان مفید حضور کارمندان در شرکت
- تخمین میزان بازدهی یک کارمند
- باخبر شدن از موارد اورژانسی
- جمع آوری اطلاعات در مورد نحوه استفاده از فضای شرکت
- جلوگیری از سرقت و خرابی متعلقات شرکت
میتواند این پک ارزشمند را از فروشگاه اینترنتی اینصب تهیه کنید.